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Conseil d'administration sans papier

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Les « Conseils sans papier » sont des Conseils d'administration dématérialisés, c'est-à-dire qui ont remplacé le papier par un support informatique. Les « Conseils sans papier » (ou Board portals en anglais) sont nés suite aux scandales financiers d'Enron puis Worldcom et sont des conséquences de la loi Sarbanes-Oxley qui a suivi.

Les effets de la loi Sarbanes-Oxley

Les effets de la loi Sarbanes-Oxley sur les Conseils d'administration (C.A.) sont importants :

  • l'obligation pour les présidents et les directeurs financiers de certifier personnellement les comptes ;
  • l'obligation de nommer des administrateurs indépendants au comité d'audit du conseil d'administration ;
  • l'encadrement des avantages particuliers des dirigeants (perte de l'intéressement en cas de diffusion d'informations inexactes, interdiction des emprunts auprès de l'entreprise, possibilité donnée à la SECSecurities and Exchange Commission, l'autorité de régulation des marchés boursiers américains — d'interdire tout mandat social pour les dirigeants soupçonnés de fraude) ;
  • cette loi oblige aussi à mettre en œuvre un contrôle interne s'appuyant sur un cadre conceptuel. En pratique, le COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) est le référentiel le plus utilisé.
Document papier.

Le support par l'informatique

La gestion des documents papiers devient trop importante, les administrateurs sont à risques. Le support informatique devient essentiel pour l'affichage, la recherche et l'archivage des documents[1],[2].

Des systèmes dédiés pour les C.A., leurs comités ainsi que pour les administrateurs sont donc nés. Dans un seul espace sécurisé, les administrateurs disposent des outils de lecture et d'annotations privées des documents, mais aussi d'avis, d'outils de recherche par mots comme par exemple "résolutions" (indexation de tous les documents), de notifications automatiques, d'outils de réunion avec ordre du jour interactif, l'archivages est automatiques, messagerie interne entre les administrateurs, participation à plusieurs autres espaces pour des comités, privilèges d'accès différents, possibilité de réunions virtuelles, outils de collaboration et de discussion, etc.

Les problèmes de confidentialité dans l'usage d'un conseil sans papier sont traités dans un blog très détaillé qui mentionne les risques de confier à l'interne (directions informatiques ou TI) les informations confidentielles du CA [3] ainsi que les dangers du Patriot Act pour la confidentialité de l'information même à l'extérieur des USA [4].

Tablette tactile.

L'arrivée de tablettes de style iPad[5] a permis le déploiement rapide de tels outils parmi les administrateurs. Il n'est pas rare que la direction fournisse un iPad à chaque administrateur et supprime le papier, ce qui représente des économies substantielles de papier, de gestion de documents et de gestion des conseils tout en permettant aux administrateurs d'avoir toute l'information actuelle et archivée au bout des doigts.

Plusieurs fournisseurs de « Conseils sans papier » sont présents sur le marché :

  • Boardvantage (États-Unis) anglais seulement, aussi sur iPad
  • Leading Boards, (Canada et France),multilingue anglais-français-espagnol , aussi sur iPad
  • Diligent (États-Unis), anglais seulement, aussi sur iPad

Toutes ces compagnies offrent des « Conseils sans papier » sophistiqués qui sont très loin du simple partage de documents via un intranet ou un site nuagique comme Dropbox.

Notes et références

  1. Dominique Froment, « Un nouveau logiciel facilite la vie des administrateurs d'entreprise », Les Affaires,‎ (lire en ligne)
  2. Olivier Laniel, « Travailler sans papier, c'est possible! », montréal express,‎ (lire en ligne)
  3. Raphael Ozenfant, « Confidentialité: passage du papier au sans papier! », Blog,‎ (lire en ligne)
  4. Raphael Ozenfant "Attention Danger: Le Patriot Act"
  5. Ugo Torres "Passez à l'Ipad pour votre conseil sans papier!"

Voir aussi

Articles connexes

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