M-Files

M-Files

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Informations

Développé par	Motive Systems Oy
Environnement	Windows
Type	Gestion Electronique de Documents
Licence	propriétaire Motive Systems

M-Files est un progiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) Collaboratif édité par la société finlandaise Motive Systems Oy tournant sous Windows. Une interface Web est disponible comme client léger et pour les plateformes Mac et Linux.

Editeur

En 2001, Motive Systems a démarré le développement de M-Files, un logiciel de GED de nouvelle génération. Une coopération étroite avec de grands Bureaux d'Etudes a permis à Motive Systems d'étoffer son savoir faire en matière de gestion électronique de documents.

La société finlandaise avait déjà la maitrise des développements sous Windows, en développant M-Color, un logiciel, largement utilisé, pour les architectes et les ingénieurs utilisant AutoCAD. Après quelques années de développement, Motive Systems édite M-Files. M-Files reçu de bonnes critiques de la presse IT finnoise, et est apprécié en raison de sa facilité d'utilisation et de sa flexibilité.

Principales Caractéristiques

La principale caractéristique de M-Files est son intégration complète dans l'Explorateur de Fichiers Windows. M-Files gère efficacement et de manière fiable les flux d'information des organisations et permet aux entreprises de se concentrer sur leur valeur ajoutée et leurs missions. Avec M-Files, les documents et les fichiers sont automatiquement organisés et peuvent être mis à jour à tout moment et en tout lieu.

Développée sur la plateforme Microsoft .NET, M-Files est une application Client/Serveur complètement intégrée à un environnement Active Directory.

M-Files a, aujourd'hui, de sérieuses références en France, Outre-atlantique, en Finlande ou, encore, en Chine.

• 2001 : démarrage du développement de M-Files
• 2004 : version 1.0
• 2005 : version 2.1
• 2006 : version 3.0 (Version majeure en terme de fonctionnalités)
• 2007 : version 4.0
• 2008 : version 5.0
• 2009 : version 6.0

Compatibilité :

• Client : Windows 2000/XP/Vista/Windows 7
• Serveur :
  • Non dédié : Windows XP (<10'000 documents, 5 utilisateurs)
  • Dédié : Windows 2000/2003/2008 serveur (> 10'000 Documents)

M-Files existe en version 32 bits et 64 bits natif, client et serveur.

Technologie

• Framework .NET
• Bases de Données : Firebird ou SQL Server 2005 ou plus
• Web Access : Microsoft IIS 5 et supérieur
• Librairie API intégrée

Langues

M-Files existe en 14 langues :

• Allemand
• Anglais
• Chinois (Taiwan)
• Finlandais
• Français
• Grec
• Hollandais
• Hongrois
• Polonais
• Portugais
• Slovène
• Suédois
• Turc
• Vietnamien

Editions

Actuellement, M-Files existe en deux principales éditions : M-Files Express et M-Files Professional. M-Files Express est une distribution gratuite aux fonctionnalités limitées prévue pour un usage Familiale ou pour les très petites entreprises.

M-Files Community

Depuis la sortie de sa version gratuite M-Files Express, un forum communautaire internationnal a été mis en place de façon à fournir un support à tous ses utilisateurs. Beaucoup de discussions à propos de M-Files sont actuellement en cours. Ce forum est géré par Samppa Lahtinen qui a été impliqué dans le développement de M-Files depuis le début.

Modules optionnels

Motive Systems édite aussi des modules pour M-Files.

• Webpart M-Files pour SharePoint : Ce module a spécialement été développé pour apporter de la valeur ajoutée au portail SharePoint de Microsoft. Le contenu de M-Files (documents et métadonnées) peuvent facilement être publiés sur les sites SharePoint.

• Connecteur eCopy : Avec ce module, les documents scannés depuis un photocopieur multi-fonctions peuvent directement être enregistrés dans M-Files. Le classement et le choix des métadonnées se font au moment de la numérisation et depuis l'écran tactile.

• Module OCR : Ce module permet de numériser, d'exécuter l'analyse du contenu du document grâce à un moteur OCR (Optical Character Recognition) et de sauvegarder en PDF directement depuis M-Files.

Types de licence

• Licence Nominative
• Licence Flottante
• Licence Nominative en Lecture Seule
• Licence Lecture Seule Illimitée

Caractéristiques et Fonctionnalités

• Intégration Totale à Windows
  • Explorateur de fichiers standard
  • Commandes Ouvrir et Enregistrer sous
  • Glisser/Déposer, clic de souris, menu contextuel

• Interfaces
  • Interface Client Lourd : Explorateur de Fichiers de Windows
  • Interface Client léger (Web) : navigateurs courants, Windows, Linux, Mac
  • Affichage de vignettes (aperçu)
  • Nouveauté version 6 : inclut un visualiseur

• Support Multilingue
  • • Interface dans la langue choisie parmi les langues disponibles indépendamment de la langue du serveur.
    • Nouveauté version 6 : Gestion des correspondances des métadonnées utilisateur (XML).

• Vues dynamiques
  • Différentes manières de voir l'organisation des documents
  • Documents virtuellement présents en plusieurs endroits (ex: un même document relatifs à deux clients)
  • Vues personnalisables : niveaux, filtres, individuelles/partagées, …

• Fonctions de Recherche
  • Recherche simple
  • Recherche détaillée (multicritères)
  • Recherche plein-texte
  • Recherche parmi les versions

• Classes de Documents
  • Collection spécifique de métadonnées
  • Autres spécificités : droits, workflow, …

• Propriétés de document
  • Métadonnées standard
  • Métadonnées spécifiques (personnalisation de l'application)
  • Autres métadonnées : workflow, état, relations,...

• Document multi-fichiers
  • Notion de document composite (pièces jointes, images, notes, version PDF…)
  • Notions de « dossier »

• Collections de Documents
  • Documents rassemblés par un contexte commun (groupe de travail, dossier, projet, problème, …)

• Relations entre Documents
  • Documents liés entre eux par une relation (métadonnées commune)

• Gestion des Versions
  • Version automatique interne
  • Réhabilitation possible des anciennes versions
  • Fonction d'Étiquette de version

• Etiquette de Version
  • L'étiquette permet à une version de rester disponible à tout instant, et ce, même après archivage des anciennes versions du document.
  • Distinction des versions
  • Personnalisable
  • Exploitable dans les Recherches et les Vues

• Commentaires
  • Zone de saisie indélébile et horodatée

• Flux de travail configurable (Workflow)
  • Étapes et transitions
  • Notification par eMail
  • Affectation de tâches
  • Automatismes : ex : Indice de Révision Majeur et mineur automatisé dans un Flux de Travail Documentaire
  • Nouveauté version 6 : Conditions de transition : sur les métadonnées ou en VBScript

• Notification par eMail
  • Affectation de tâche
  • Flux de travail
  • Abonnement à des évènements génériques
  • Abonnement à des documents en particulier

• Informations et Suivi
  • Historique : informations de modification : date, auteur, …
  • Gestion et Consultation des versions
  • Trace des activités

• Protection
  • Droits et Prévention des conflits d'accès : Verouillage/Publication
  • Protection contre les suppressions

• Interface Web
  • Intranet
  • Extranet

• Mode Nomade
  • Préparation des documents pour un usage hors-ligne
  • Utilisation en mode hors-ligne

• Accès distant
  • Interface Client/Serveur ou Web
  • Technologie cache
  • Gère le mode Multi-site

• Base centralisée et protégée
  • Inaccessible sans droits
  • Inaccessible en direct
  • Protection contre les suppressions

• Sécurisation par document et par vue
  • Liste prédéfinie
  • Autorisations particulières (au cas par cas)

• Listes prédéfinies de droits d'accès
  • Utilisateurs, Groupes, Droits

• Authentification
  • M-Files pour les utilisateurs externes à l'organisation
  • Windows pour les utilisateurs internes
  • Gestion des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs

• Import/Synchro avec Active Directory
• Rôles d'administration de chaque coffre

• Accès
  • Commandes Ouvrir et Enregistrer sous depuis tout logiciel Windows
  • Directement à partir du coffre
  • Restitution du lien URL/UNC

• Connexion temps réel aux bases externes
  • Bases de données
  • Logiciels : ERP, CRM, GPAO, GMAO, …

• Import automatique des documents externes
  • Reprise d'existant en Import ou Synchro
  • Conservation de l'organisation de dossiers existante
  • Documents numérisés : scanners
  • Messagerie eMail (POP3, IMAP)

• Intégration avancée
  • Librairie API intégrée

Objets

M-Files permet également de créer et gérer des Objets, par exemple Clients, Affaires ou Projets, Produits, Processus, Equipements, …

• Objets internes à M-Files
• Objets externes : CRM, ERP, GPAO, …
• Gestion des Protections, Versions, Relations, …

L'usage des Objets améliore considérablement le classement et la recherche des documents. Un document concernant une Affaire sera naturellement identifié sur cette Affaire. Cela engendre un classement documentaire cohérent avec les données de l'entreprise et ses processus.

Utilisateurs

• AstraZeneca
• BSA LifeStructures
• InterOil
• UN Environment Programme UNEP
• EADS Astrium
• CEA
• Cimpa Airbus
• Masternaut (HUB Télécom)
• OACI
• ESA
• Adoma
• Thalès

Liens Externes

• Site Officiel M-Files
• Forum Communautaire M-Files

Article publié sur Wikimonde Plus