Plateforme de gestion d'événements
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La plateforme de gestion d'événements est un terme générique qui concerne une large gamme de produits logiciels utilisés dans l'organisation d'événements professionnels ou académiques tels que les conférences, les salons, les conventions, les colloques, les soirées d'entreprise, les séminaires...
On distingue deux types de plateformes : les plateformes exprimant leur expertise sur certaines étapes spécifiques (enregistrement, billetterie, planification etc.) et les plateformes dites tout-en-un qui permettent la gestion de l'événement du début jusqu'à la fin.
Intérêt
Amélioration de la coordination des équipes
La plateforme de gestion des événements tout-en-un fournit un environnement unique coordonnant les tâches et les activités des équipes événementielles mais aussi celles des équipes vente, marketing, comptabilité… Grâce à un système de gestion d'utilisateurs et de comptes, toutes les équipes associées à la gestion de l'événement sont connectées à l'application et on accès aux mêmes informations en temps réel.
Optimisation des coûts
La plateforme permet de réduire les coûts de l'organisation globale d'un événement. Grâce à une vue d’ensemble du budget, l'organisateur d'événement peut respecter ses contraintes budgétaires et améliorer son retour sur investissement.
Au-delà de la dimension budgétaire pure, ce type de technologie évite aux équipes événementielles de jongler entre différents outils et de perdre du temps…
Gestion centralisée des données
La plateforme de gestion d'événements constitue une base de données unique. Au-delà du fait que l'organisateur d'événements puisse avoir une vision unifiée de toute sa data, cela signifie aussi que son équipe peut les suivre facilement en étant constamment à jour. Cette approche sous forme de plateforme unique permet aussi de respecter le RGPD car les données sont centralisées à la suite d'un enregistrement unique.
Modernisation au service de la fluidité
Avec l’intégration d’un outil entièrement numérique, les équipes événementielles participent à la modernisation de l'image et sont donc acteurs de la transformation digitale de leur société. En ne renseignant leurs données qu’une seule fois, les participants bénéficient d'une expérience cohérente tout au long de leur parcours.
Composantes
Back-office
Les différentes fonctionnalités de son back-office peuvent être les suivantes (liste non exhaustive) :
- Création de site web personnalisé
- Intégration de formulaires
- Inscription en ligne et gestion de listes de participants
- Conception et envoi d'emails
- Gestion de budget
- Choix du lieu
- Tracking des activités
- Outil de reporting et de calcul du ROI
Application mobile
Elles incluent aussi en général une application mobile incluant les fonctionnalités suivantes :
- Affichage de l'agenda
- Fil d'actualité et social wall
- Plan interactif
- Prise et partage de photos
- Espace de networking
- Interactivité : quiz, votes en live, sessions de questions/réponses
- Enquêtes de satisfaction
Notes et références
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